コラム Column

2020年02月03日

帳簿書類の保存期間と保存方法

本

こんにちは、総務経理チームの六車です。

ここ最近では新型肺炎コロナの影響で、マスクが手放せない状況ですね…。

死に至る可能性もある恐ろしいウイルスが蔓延しており、不安な日々ですが、体調にはお気をつけてお過ごしください… :cry:

 

そんな中ですが、弊社では決算作業を行っている最中です。

そのため、先日は決算用の資料を集めていました。

個人事業主の方も確定申告に向けて必要な資料を準備しているのではないでしょうか。

 

ということで今回は、請求書などの証憑と帳簿の保存期間と保存方法についてお話しさせていただきたいと思います。

まず保存期間ですが、会社法と税制上の両方を加味すると次のようになっています。

保存期間 書類名
10年

 

貸借対照表

損益計算書

総勘定元帳などの決算書類

7年(9年)

請求書や領収書などの証憑類

 

どうしても書類がかさばって破棄してしまいたい気持ちになってしまうのですが、もし税務調査が入ってしまった場合に税額控除が認められず追徴課税が課せられる可能性がありますので、十分注意が必要です。

せっかく節税をしても、追徴課税が課せられてしまうと元も子もないですよね…。

また、赤字が出ている会社では繰越欠損金を利用できる期間が9年間となりますので、書類も9年間保存する必要があります。

 

次に保存方法ですが、原則としては紙での保存とされています。

しかし現在はペーパーレス化が進み、電子データでの保存も可能になりました。

ただ、電子データでの保存を適用するには所轄の税務署に申請書を提出する必要があるため注意が必要です。

私自身、電子データでの保存は「データが消えたらどうしよう」という不安がありますが、すべての書類を電子的に保存する未来は遠くないような気がします。

 

いずれにしても保存期間に変わりはないので、保存期間を守り、電子保存についても今後のために勉強していきたいと思います!